【時間管理】時短術大全

【アウトライン】

アマゾンより

仕事時間を1日10分短縮できたとすると、1年間で40時間の短縮になります。
すると5年で200時間、そして10年では400時間も短縮できるのです。

入社時は同じレベルだったのに、
10年も立つと能力的にも人間的にも大きな差が生まれていた……
というのはよくあること。

その違いが生まれる原因の一つに

自由になる時間の差があげられます。

【メモ】

⒈出勤後すぐにパソコンを立ち上げない

出勤後すぐにパソコンを立ち上げることは、絶対に避けたい行動だ。なぜなら、パソコンを起動したら、まずしたくなるのがメールチェックやネットの閲覧である。すると、返信メールを書いたり、関連する情報を次々と見ているうちに、あっという間に時間が過ぎてしまう。こうしたタイムロスを避けるためにも、出勤して最初にすべきなのはＴＯＤＯリストを作ることである。帰る時間を決め、その日にやるべき仕事のデッドラインを決めておけば、仕事の効率化を実現することも難しくはないはずだ。

⒉自分の時給が何円なのかを計算してみる

「学生時代にアルバイトをしていたときは自分の時給を知っていたけれど、社会人になってからはピンとこない。月給の手取りや年収ならわかるけれど」。おおかたの人は、こんなところだろう。それなら、自分の時給を計算してみよう。おおまかな計算だが、年収３００万円の人が、１年間に残業を含めて２５００時間の労働をしていたとすれば、１時間あたり１２００円で働いていたことになる。これが年収６００万円の人なら、１時間あたり２４００円。会社が支払っている社会保険料などを加算すると、もっと多い金額となる。自分の１時間の価値を知れば、いかに時間が貴重かがわかることだろう。

⒊提案時には「代案」を用意しておく

会議で提案をする際には、その場にいきなり持ち込まないようにしたい。まずは上司などに確認してもらい、方向性がきちんと固まってから掘り下げ、その後に提案すれば、無駄な時間を削減することができる。さらに提案は１つではなく、代案を用意して一緒に提出すると、何度も考え直す状況に陥らないですむ。たとえ提案がやり直しになった場合でも、上司の意見を取り入れながら再考すれば、大きな手間にはならないだろう。

⒋部下からの「どうしたらいいですか？」には「どうしたらいいと思う？」で返す

もし上司が、部下からの「どうしたらいいですか？」という相談にすべて対応していたら、上司はいくら時間があっても足りなくなる。そこでこうした相談に対しては、必ず「どうしたらいいと思う？」で返すことを心がけるようにしたい。自分は次にどうすべきか、改善策を本人に考えさせる習慣をつけることで、部下からの相談は自然と「私はこうしようと思いますが、よろしいでしょうか」と変化していく。その結果、上司は仕事の効率化を図れることはもちろん、部下を育てるという副産物を得ることができるのだ。

⒌部下への指示には必ず「なぜなら」を入れる

指示の仕方を少し変えるだけで、部下をやる気にさせることができる。そのときポイントとなるのが、「仕事の目的」「重要度」「指名する理由」という３つの「なぜなら」だ。たとえばデータ入力を頼むとき、まず「来週の会議で必要な資料」という仕事の目的を伝え、次に「社外秘の情報が入っている」という重要度、最後に「ミスをしない〇〇君に頼みたい」と指名する理由を伝える。こうして３つの「なぜなら」を入れることで、指示を受ける人のやる気は引き出され、仕事のミスが減る好循環を生み出すことになる。

【感想】

エレベーターに乗ったら最初に閉めるボタンを押すといったような本当に細いもの時短術まで書かれています。

時短術に関する情報が沢山詰まったオススメの1冊です。